PRZY PODLASKIM KLUBIE BIZNESU W BIAŁYMSTOKU

I. Zakres zastosowania

1. Niniejszy Regulamin stosuje się, jeżeli strony wyraziły na piśmie zgodę na rozwiązanie wynikłego między nimi sporu w drodze mediacji według Regulaminu postępowania mediacyjnego Sądu Arbitrażowego, zwanego dalej Sądem, przed lub po powstaniu takiego sporu.

2. Strony mogą uzgodnić, że postępowanie mediacyjne w ich sprawie będzie w określony sposób odbiegało od postanowień niniejszego Regulaminu dotyczących przebiegu postępowania mediacyjnego.

II. Wszczęcie postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie mediacyjne zostaje wszczęte:

a) na wspólny pisemny wniosek stron sporu o przeprowadzenie postępowania  mediacyjnego; albo
b) gdy jedna ze stron sporu wniesie pisemny wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, a druga strona wyrazi zgodę na piśmie na udział w mediacji w terminie 14 dni od dnia doręczenia jej odpisu wniosku przez Prezesa

2. Wspólny wniosek stron o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego powinien zawierać:

a) oznaczenie stron postępowania mediacyjnego wraz z podaniem ich adresów,
b) określenie przedmiotu sporu wraz z podaniem jego wartości przy sprawach o prawa majątkowe,
c) określenie stanowisk stron wraz z ich uzasadnieniem,
d) podpisy stron,
e) wymienienie dokumentów uzasadniających wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego.

3. Wspólny wniosek stron o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego może również zawierać:

a) wskazanie miejsca i języka postępowania mediacyjnego,
b) wskazanie mediatora wyznaczonego przez strony,
c) wniosek o wyznaczenie mediatora przez Prezesa Sądu Arbitrażowego.

4. Postanowienia ustępów 2 i 3 niniejszego punktu stosuje się odpowiednio do wniosku składanego przez jedną ze stron.

5. Wraz z wnioskiem składanym przez jedną ze stron powinien zostać złożony jego odpis dla drugiej strony.

6. Dopuszcza się, że wspólny wniosek stron w rozumieniu ustępu 2 niniejszego punktu mogą stanowić dwa odrębne pisma stron, o ile zawierają dane określone w tym ustępie.

III. Wyznaczanie mediatora

1. Mediator powinien być wyznaczony wspólnie przez strony z listy mediatorów prowadzonej przez Sąd Arbitrażowy.

2. Jeżeli strony nie wyznaczyły wspólnie mediatora ani nie wniosły o wyznaczenie mediatora przez Prezesa Sądu, niezwłocznie po wszczęciu postępowania mediacyjnego Prezes Sądu zwraca się do stron, aby wyznaczyły mediatora w terminie 14 dni od otrzymania wezwania. Do wezwania dołącza się listę mediatorów.

3. Prezes Sądu niezwłocznie wyznacza mediatora z Listy mediatorów, jeśli:

a)  strony wniosły wniosek o wyznaczenie mediatora przez Prezesa Sądu; lub
b) strony nie wyznaczyły mediatora w terminie 14 dni od otrzymania wezwania Prezesa Sądu do wyznaczenia mediatora.

4. Prezes Sądu wzywa strony do wyznaczenia innego mediatora, jeśli:

a) osoba wyznaczona przez strony nie może przyjąć albo odmówi przyjęcia powierzonej jej funkcji; albo
b)  poprzednio wyznaczony mediator zastał wyłączony przez Prezesa Sądu.

5. Jeśli strony nie wyznaczą innego mediatora, w razie zajścia okoliczności określonych w poprzedzającym ustępie, w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, Prezes Sądu wyznacza niezwłocznie mediatora z Listy mediatorów.

6. Każda ze stron może z ważnych przyczyn żądać wyłączenia mediatora składając wniosek o jego wyłączenie do Prezesa Sadu w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia o wyznaczeniu mediatora lub od podjęcia wiadomości o przyczynach wyłączenia.

7. Prezes Sądu rozpoznaje wniosek o wyłączenie mediatora niezwłocznie.

8. Przed przyjęciem funkcji w każdej kolejnej sprawie, mediator składa w Sądzie pisemne oświadczenie o swojej bezstronności i niezależności.

IV. Zadania i obowiązki mediatora

1. Mediator udziela stronom pomocy w sposób bezstronny i niezależny w ich negocjacjach zmierzających do polubownego rozwiązania sporu

2. Mediator nie rozstrzyga sporu między stronami, lecz stara się ułatwić stronom osiągnięcie porozumienia.

3. Mediator powinien starać się kontrolować przebieg postępowania mediacyjnego kierując się zasadami słuszności, bezstronności i niezależności oraz biorąc pod uwagę wnioski stron.

4. Mediator może odbywać spotkania z każdą ze stron pod nieobecność drugiej strony.

5. Mediator może proponować stronom skorzystanie z ekspertów lub, w przypadku wniosku stron, przedstawić własną opinię na piśmie co do istotnych okoliczności faktycznych i prawnych sporu, o ile posiada wiedzę w danej dziedzinie.

V. Miejsce postępowania mediacyjnego

Miejscem postępowania mediacyjnego jest Białystok, Polska, chyba, że strony postanowiły na piśmie inaczej.

VI. Język postępowania mediacyjnego

Językiem postępowania mediacyjnego jest język polski, chyba, że strony postanowiły na piśmie inaczej.

VII. Postępowanie mediacyjne

1. Postępowanie mediacyjne odbywa się na sesjach mediacyjnych.

2. Po uzgodnieniu ze stronami i mediatorem, Prezes Sądu określa termin i miejsce pierwszej sesji mediacyjnej oraz dokonuje odpowiedniego powiadomienia stron i mediatora.

3. Na każdym etapie postępowania mediator może zwrócić się do każdej ze stron o przedstawienie dodatkowych informacji. Informacje przedstawione przez stronę mediator ujawnia drugiej stronie, chyba, że udzielając ich strona zastrzegła, że mediator ma je zachować w poufności.

4. Strony zobowiązują się do współdziałania z mediatorem w dobrej wierze, a w szczególności do przedkładania odpowiednich dokumentów, składania wyjaśnień i uczestniczenia w sesjach mediacyjnych.

VIII. Rejestracja przebiegu postępowania mediacyjnego

1. Przebieg postępowania mediacyjnego i oświadczenia stron wyrażone w jego trakcie nie są utrwalane.

2. Mediator może sporządzać notatki dla lepszego rozumienia przebiegu postępowania mediacyjnego i stanowisk stron. Notatki te mediator powinien zniszczyć po zakończeniu postępowania mediacyjnego.

3. Po zakończeniu postępowania mediacyjnego mediator sporządza dla Sądu krótkie sprawozdanie z przebiegu i wyników przeprowadzonego postępowania mediacyjnego.

4. Sprawozdanie przechowuje się w archiwum Sądu wraz z kopią wniosku o przeprowadzenie mediacji i ewentualnie kopią zawartej ugody przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania mediacyjnego.

5. Dokumenty przechowywane w archiwum mogą być udostępniane wyłącznie stronom lub upoważnionym przez nie osobom.

IX. Poufny charakter postępowania mediacyjnego

1. Fakt odbycia mediacji i jej przebieg ma charakter poufny. Informacje przekazane mediatorowi przez strony lub inne osoby podczas postępowania mediacyjnego, nie mogą być przez niego ujawniane.

2. Mediator nie powinien być powoływany na świadka w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, na okoliczność faktów i twierdzeń ujawnionych w postępowaniu mediacyjnym.

3. Strony są zobowiązane do przestrzegania poufności postępowania mediacyjnego i nie mogą wykorzystywać ani przedstawiać w charakterze dowodów w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, żadnych faktów i dokumentów ujawnionych w toku postępowania mediacyjnego, a w szczególności:

a)  stanowisk lub sugestii wyrażonych przez drugą stronę co do możliwego rozstrzygnięcia sporu;
b)   ustępstw uczynionych przez drugą stronę w trakcie postępowania mediacyjnego;
c)   propozycji uczynionych lub poglądów wyrażonych przez mediatora;
d) faktu, że druga strona wyrażała zamiar przyjęcia propozycji co do sposobu    polubownego zakończenia sporu, lub takiego zamiaru nie wyrażała.

4. Strony nie mogą powoływać się na poufny charakter postępowania mediacyjnego celem utajnienia okoliczności, na które powoływały się w jego toku, a które mogą być ustalone także poza postępowaniem mediacyjnym.

5. Osoby trzecie mogą być obecne na sesji mediacyjnej jedynie za zgodą stron i mediatora.

X. Ugoda

1. Po osiągnięciu porozumienia dotyczącego warunków polubownego zakończenia sporu, strony zawierają ugodę.

2. Po uzgodnieniu warunków ugody, strony mogą zawrzeć na piśmie umowę poddającą wynikły między nimi spór pod rozstrzygnięcie sądu polubownego ad hoc i powierzyć funkcję arbitra mediatorowi. Działając jako arbiter, mediator nadaje ugodzie zawartej w postępowaniu mediacyjnym formę wyroku sądu polubownego, zgodnie z wymogami Kodeksu postępowania cywilnego.

XI. Zakończenie postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie mediacyjne kończy się:

a)  zawarciem przez strony pisemnej ugody;
b)  złożeniem przez mediatora Prezesowi Sądu oświadczenia na piśmie o bezcelowości lub niemożności prowadzenia dalszego postępowania mediacyjnego;
c)  złożeniem przez stronę Prezesowi Sądu oświadczenia na piśmie o wycofaniu się z postępowania mediacyjnego;
d)  z upływem czasu przeznaczonego na postępowanie mediacyjne w zapisie na mediację lub we wcześniejszych uzgodnieniach stron, przy czym czas ten może zostać przedłużony w każdej chwili za zgodą obu stron;
e)  w terminie 7 dni od dnia, w którym bezskutecznie upłynął termin do wniesienia przez strony opłat przewidzianych w niniejszym Regulaminie;
f)  poddaniem przez strony na piśmie wynikłego między nimi sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego.

2. W sprawie zakończonej w postępowaniu mediacyjnym przez Sąd , strony mogą złożyć wniosek o ponowne wszczęcie postępowania mediacyjnego, wówczas stosuje się taki sam tryb jak dla każdego nowego wniosku o mediację.

XII. Odpowiedzialność prawna Sądu i mediatora

1. Odpowiedzialność prawna Sądu i mediatora jest ograniczona jedynie do przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

2. Sąd i mediator nie ponoszą wobec stron odpowiedzialności za działania związane z postępowaniem mediacyjnym toczącym się według postanowień niniejszego Regulaminu, poza zakresem określonym w ustępie poprzedzającym.

XIII. Opłaty

1. Opłaty z tytułu postępowania mediacyjnego prowadzonego przez Sąd obejmują:

a)  opłatę rejestracyjną;
b)  opłatę mediacyjną;
c)   zaliczkę na wydatki Sądu.

2. Każda ze stron postępowania mediacyjnego prowadzonego według niniejszego     Regulaminu jest zobowiązana wpłacić opłatę rejestracyjną w wysokości określonej w punkcie XIV Regulaminu.

3.  Jeśli wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego został złożony tylko przez jedną ze stron, Prezes Sądu doręczając drugiej stronie odpis wniosku wzywa ją do wpłacenia opłaty rejestracyjnej. Jeżeli druga strona nie wyrazi na piśmie zgody na udział w mediacji lub nie wniesie opłaty rejestracyjnej w określonym w niniejszym Regulaminie terminie, Prezes Sądu zwraca wnioskodawcy połowę wpłaconej przez niego opłaty rejestracyjnej.

4. Strony są zobowiązane solidarnie wpłacić przed rozpoczęciem pierwszej sesji mediacyjnej opłatę mediacyjną w wysokości określonej w punkcie XIV Regulaminu, z której pokrywane jest między innymi wynagrodzenie mediatora.

5. W przypadku konieczności poniesienia przez Sąd wydatków przekraczających zwyczajowo przyjęte rozmiary, strony są zobowiązane wpłacić zaliczkę na te wydatki w wysokości określonej przez Prezesa Sądu.

XIV. Tabela opłat

1. Opłata rejestracyjna wynosi 250 złotych.

2. Opłata mediacyjna wynosi:

3. Wartość przedmiotu sporu określają wspólnie strony. W razie braku zgody między stronami odnośnie określenia tej wartości lub powstania uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości jej określenia, wartość przedmiotu sporu oznacza Prezes Sądu.

4. Opłata mediacyjna uiszczana jest na rachunek bankowy wskazany przez Sekretariat Sądu w wezwaniu do jej uiszczenia.

5. Dodatkowe 50% opłaty mediacyjnej określonej w ustępie 2 pobierane jest za udział w mediacji każdego kolejnego mediatora, w przypadku wyznaczenia w postępowaniu mediacyjnym więcej niż jednego mediatora.

6. Dodatkowe honorarium w wysokości określonej przez Prezesa Sądu może zostać pobrane za przygotowanie przez mediatora opinii, o której mowa w ustępie 5 punktu IV niniejszego Regulaminu.

XV. Postanowienia końcowe

1. Przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio do postępowania    mediacyjnego:  

a)  w którym biorą udział więcej niż dwie strony;
b) w którym strony lub Prezes Sądu, za zgodą stron, uznają za uzasadnione wyznaczenie więcej niż jednego mediatora.

2.  Kompetencje Prezesa Sądu określone w niniejszym Regulaminie przysługują również, na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezesa Sądu , Wiceprezesowi Sądu.

Białystok, 01 października 2004 rok